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Formelle Projektabwicklung

12.03.2014

Externe Verknüpfung Informationsblatt "Förderfähigkeit von Ausgaben" und "Ausschreibungsmodalitäten"

Der Nachweis der widmungsgemäßen Förderungsverwendung ist verpflichtend. Hierzu steht ein neues Formblatt (März 2015) zur Verfügung, das zugleich als Kosten-/Finanzierungsplan in der Phase der Antragstellung (PLAN-Kosten und PLAN-Einnahmen) und als Belegsverzeichnis im Zuge des Förderungsverwendungsnachweises (IST-Kosten und IST-Einnahmen) konzipiert ist.

Externe Verknüpfung Kosten-/Finanzplan & Abrechnungsformular [xlsm]

MERKE:

Fortan sind daher sämtliche Förderungsverwendungsnachweise unter Verwendung des projekteigenen, in der Phase der Antragstellung eingereichten xlsm-Dokumentes "Kosten-/Finanzierungsplan & Abrechnungsformular" zu erstellen.

Die PLAN-Kosten und PLAN-Einnahmen jener Förderungsprojekte, die noch unter Verwendung eines alten Kosten-/Finanzplanes beantragt wurden, sind nachträglich - deckungsgleich mit der Antragstellung - zu dokumentieren. Zusätzlich sind nun auch IST-Kosten- und IST-Einnahmen zu erfassen.

Abweichungen zwischen PLAN und IST von mehr als 10% sind dem Förderungsgeber jedenfalls zu melden.

Das Formular ist in elektronischer Form (unbedingt im Excel-Format) vorzulegen. Die maßnahmenverantwortliche Förderungsstelle entscheidet auf Basis dieser Dokumentation über die Quantität und die Auswahl der vorzulegenden Einzelbelege. 

 

Unterlagen

Personalkosten

für jeden Mitarbeiter/jede Mitarbeiterin sind folgende Nachweise vorzulegen:

  • Jahreslohnkonto
  • Überweisungsbelege für die Auszahlung des Gehaltes (siehe Zahlungsnachweis)
  • Kopie des Dienstvertrages
  • Zeitaufzeichnung (Genauigkeit: 0:30 Stunden) aus der die gesamte Arbeitszeit sowie die dem geförderten Projekt zuordenbare Zeiten erkennbar sind

pauschal beizulegen sind die Unbedenklichkeitsbescheinigungen:

  • des zuständigen Finanzamtes
  • des zuständigen Sozialversicherungsträgers
  • der Standortgemeinde (wenn Kommunalsteuer bezahlt wird)

Sachkosten

  • Originalrechnung (bei Beträgen über € 150 ist die USt gesondert auszuweisen)
  • Zahlungsnachweise

Zahlungsnachweise

Anerkannt werden:

  • bei Überweisung: entsprechender Überweisungsauftrag oder Auftragsbestätigung (Telebanking); immer in Verbindung mit dem entsprechenden Kontoauszug (im Original)
  • bei Barkauf: Kassenbeleg (Bon)
 

Inhaltliches Berichtswesen

(a) Zwischenberichte:

Diese sollen – soweit vertraglich festgelegt – einen Überblick über den Projektverlauf geben und insbesondere aufzeigen, ob der Projektzeitplan eingehalten werden konnte und welche Ergebnisse in der abgelaufenen Periode erzielt wurden. Kam es im Projektverlauf zu Abweichungen zwischen Projektstrukturplan (laut Antrag; Anlage zum Förderungsvertrag) und status-quo sind diese zu nennen und zu begründen.

Ein Finanzbericht ist in der Form einzubauen, als die Projektausgaben für die Kategorien: Personalkosten, Sachkosten und Investitionen (bzw AfA) summiert anzuführen sind; es erfolgt in diesem Stadium keine Belegsprüfung.

 

(b) Endbericht:

Dieser soll nicht nur die Projektergebnisse darstellen, sondern auch einen Plan-Ist-Vergleich bieten (was wurde beantragt? konnten die – selbst gestellten – Erwartungen erfüllt werden? ...). Dabei ist ua auf die erwarteten Projektziele, den Projektverlauf und die Indikatoren (jeweils laut Antrag; Anlage zum Förderungsvertrag) einzugehen. Kam es im Projektverlauf zu Abweichungen sind diese zu nennen und zu begründen.

Aufbau:

  • Titelblatt – dieses hat jedenfalls den Projekttitel (laut Antrag) und die Kontaktdaten der Projektleitung zu nennen
  • Inhaltsverzeichnis
  • inhaltlicher Bericht
  • veröffentlichungsfähige Zusammenfassung (max. 500 Wörter)
  • Liste aller ProjektmitarbeiterInnen (einschließlich Funktion, Dauer der Beschäftigung – von/bis, wenn nicht ausschließlich für das Projekt beschäftigt: Ausmaß in Stunden)

 

(c) Zwischen- und Endberichte:

Umfang:
Es besteht keine Vorgabe über den Umfang (in Seiten) eines Berichtes; dieser soll das Projekt (bzw den Projektfortschritt) jedoch in der Form beschreiben, dass sich externe ExpertInnen, die das Projekt unter Umständen nicht von Beginn an kennen, einen abschließenden Eindruck verschaffen (können) und eine Beurteilung vornehmen können.

Formpflichten/Vorlagen:
Mit Ausnahme der unter Pkt (b) genannten Vorschriften bezüglich des Aufbaus des Endberichtes bestehen keine besonderen Formpflichten bzw Vorlagen.

Übermittlung:
Eine Übermittlung in Papierform ist nur dann notwendig, wenn diese ausdrücklich angefordert wird → Standard ist die elektronische Übermittlung. Dabei ist je nach Dateigröße (einschließlich aller Beilagen) vorzugehen:

  • Dateien bis 2 MB: Versand per Mail
  • Dateien ab 2 MB: Übermittlung auf CD, USB-Stick oder sonstigem Speichermedium
 
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